תפריט
ינואר 8, 2018
זמן קריאה: 7 דקות
למי כדאי לקרוא (AKA קהל יעד): אנשי מוצר, מנהלי/ות מוצר, יזמים, מייסדי סטארטאפ, CEO, CTO, אומנים יוצרים, או כל אדם שאי פעם רצה לבנות מוצר.
יש לכם בלאגן בראש? מתוסכלים מעומס משימות?פותחים את העיניים בבוקר ונלחצים מיד? מסיימים את היום מותשים וחרדים מהעומס של מחר? מנסים להגיע ליעד כלשהו, אבל איכשהו זה כל הזמן נדחה? מרגישים שכל הזמן מושכים אתכם לכיוון אחר? רצים סביב הזנב של עצמכם?
גם אותי זה מתסכל. אבל הרבה הרבה הרבה פחות מפעם.
לכתוב את הפוסט הזה, למשל, נורא תסכל אותי. תכננתי לכתוב אותו כבר כמעט שבועיים, אבל לא הצלחתי. והאמת, אני גאה בכך שלא הצלחתי. בכל רגע נתון, פעלתי לפי סדר עדיפויות נכון, כי מראש שאלתי את עצמי שאלות שעזרו לי להגדיר מה נכון, מה חשוב, ומה דחוף עבורי.
הפוסט הזה הוא הראשון מסדרת פוסטים על פרודוקטיביות בחיי אנשי מוצר, בעבודה ומחוצה לה, ועוסק בדיוק בתסכול הזה.
אספר לכם על תהליך הפרודוקטיביות שלי, וארפרר להמון ספרים רלוונטיים לאורך המסע הזה.
אני די חולה פרודוקטיביות. כנראה שזו אחת הסיבות שהלכתי ללמוד הנדסת תעשיה וניהול (בסדרת "ללמוד או לא?" אני מספר על זה). לאורך השנים קראתי והתעמקתי לא מעט בנושא. עשיתי על עצמי ניסויים, ובחנתי את היעילות והאפקטיביות של המון כלים ושיטות שונים.
מרוב שהפכתי פרודוקטיביות לכוכב הצפון שלי, יש מעט מאוד דברים שאני לא מתכנן כמו מוצר. כולל שטיפת הכלים בבית.
זה הזמן להתחיל לרחם עלי.
הכל מוצר! לא סתם המילה Product נמצאת גם ב-Product management וגם ב-Productivity.
למיילים והתנהלות יומיומית ניסיתי שיטות מ-Zero inbox ועד No-scroll-inbox, מלשים tags למיילים ולפלטר, ועד לקבוע עוגנים ביומן לכל מיני משימות. ניסיתי כלים מ-Trello ועד Any.do, מ-MindMeister ועד Workflowy. ועוד כל מיני שאספר לכם עליהם בפוסטים הבאים בסדרת הפרודוקטיביות.
למדתי שלכל אדם מתאימות שיטות אחרות, בהתאם לאופי ולהרגלים, וזה מאוד תלוי בזמן ובסביבה בו הוא נמצא. כל חצי שנה בערך, אני בוחן מחדש את שיטות הפרודוקטיביות שלי, ומתאים אותן מחדש לפי איפה שאני נמצא בחיים, מה הפרויקטים שיש לי, ותכלס, כמה סבלנות יש לי באותה תקופה. כל פעם מתאים לי משהו אחר. אין דרך שנכונה תמיד, אלא דרך נכונה לכל רגע נתון.
העולם של מנהלי המוצר מ-כ-ר-י-ח אותנו להיות פרודוקטיביים בטירוף! גם בעבודה, וגם מחוץ לעבודה. בקלות העבודה רודפת אחרינו הבייתה, קל לעבוד מהבית או מהדרכים, בלפטופ ובטלפון.
א-י-נ-ה-ר-נ-ט-י-ת היומיום של מנהלי מוצר מוצף באינסוף הסחות דעת, הפרעות, שינויים טקטיים ואסטרטגיים, ורשימת המשימות ארוכהההההההה….
מכירים את זה שאתם מתלוננים על משהו, ומישהו מעצבן אומר לכם "תתמודדו"?
אז במקום לעצבן אתכם, אגיד משהו אחר הרבה יותר מכיל ומקבל – "קבלו את זה". עצמו עיניים, דמיינו כלום, שקט מוחלט, אין מוצרים, אין פיצ'רים, (there is no spoon), קחו נשימה עמוקה, ופשוט קבלו את זה. חיי ניהול המוצר לא קלים, ומלאים מסוכות. It is what it is, ואני כבר לא מנסה לשנות את זה, אלא להתנהל יחד עם זה.
אלה החיים שאתם בחרתם לעצמכם.
לקבל את זה, היה בשבילי הצעד הראשון אל עבר פרודוקטיביות. עכשיו אפשר להפסיק להתנגד ולהתנגש בעומס הזה, ולהבין איך אפשר לזרום ולרקוד איתו.
הצעד הראשון הוא ללא ספק הכי משמעותי, אבל הוא לא שווה כלום בלי הצעדים הבאים.
כן, רציתי לכתוב את הפוסט הזה לפני כמעט שבועיים, ולא הצלחתי. זה מבאס, זה מתסכל, אבל אני מקבל את זה. ועדיין יש לי קול קטן בראש שאומר "אולי יכולתי להתאמץ עוד יותר? אולי יכולתי לעשות גם וגם וגם וגם וכן לכתוב את הפוסט מהר יותר…?"
כל פעם שמישהו אומר לי "בנוסף על מה שאנחנו עושים, בוא נעשה גם את X עכשיו, זה רק חמש דקות..", נדלקת לי נורת אזהרה אדומה, מהבהבת ומסנוורת.
בדרך כלל אני שואל "זה דחוף?" והתשובה היא תמיד "לא, אבל…".
למה יש לבן האדם את הנטייה הטבעית הזו לנסות לדחוף עוד ועוד משימות? להספיק לעשות הכל בבת אחת, "רק עוד קצת"…
אחת הסיבות הנפוצות שאני חוויתי, היא שאנשים חושבים שמה שלא יקרה עכשיו, לא יקרה לעולם. איזו דרמה! פאם פאם פאם! (מישהו אמר FOMO?)
אני ממש רואה את זה בתור סוג של נכות רגעית. אני אשכרה קורא לזה Prioritization handicap. באותו הרגע, האדם מסונדל, לא מסוגל להבין מה חשוב, מה דחוף, מה נחמד, ומה מגניב. הכל צבוע באותו הצבע. חובה שהכל יקרה. אפס יכולת לתעדף בין משימות דחופות, חשובות, ו-nice to have.
"בואו נהיה יעילים ונעשה הרבה!" אנחנו אומרים ומתגאים. אבל אפשר להיות יעילים רק אם חושבים תחילה על התוצאה הרצויה.
לא מספיק להיות רק יעילים (Efficient), מוכרחים להיות גם אפקטיביים (Effective). המילה "יעילות" מדברת על שימוש נכון במשאבים, למשל, לא לבזבז את המשאב הכי יקר – זמן. לעומת זאת, המילה "אפקטיביות" מדברת על התמקדות בתוצאה הרצויה.
בשורה בתחתונה: צריך גם וגם. גם להיות יעילים, על מנת למנוע ביזבוז, וגם להיות אפקטיביים, על מנת להתמקד ביעד הרצוי.
הספר Getting Things Done של David Allen, נמצא בכל רשימת ה-Top X books on Productivity, שתמצאו אונליין, ולא סתם. אם אתם צריכים לקרוא ספר אחד על פרודוקטיביות, זה זה.
אחת השיטות שהספר מציע זה משהו שנקרא Outcome thinking. מדובר בשיטה בה חושבים ומדמיינים את התוצאה הרצויה כבר מראש, וכל דבר שעושים בדרך, זה על מנת להגיע לתוצאה הזו, ולא עושים שום דבר בנוסף.
השיטה הזו דומה לשיטה בספר המצוין The 7 Habits of Highly Effective People של Stephen R. Covey, ונקראת שם "Begin with the end in mind".
כן כן, עושים רק מה שמתיישר עם התוצאה הרצויה, גם אם על פניו, זה לוקח חמש דקות.
הרי כמעט כלום לא באמת לוקח חמש דקות. צריך לשקלל את הקשב שנקטע כתוצאה ממעבר למשימה חדשה, את המחקר שצריך לעשות לפני הכל, להוסיף buffer למקרה שמסתבכים, את הבדיקות שצריך לעשות אחרי, ואת התחזוקה שצריך לעשות מעכשיו ועד קץ הימים.
לנסות להיות יעיל ללא Outcome thinking זה חד וחלק Counter-productive. בדיוק ההפך ממה שרצינו. במילים אחרות, זה מזיק. לא משנה כמה מגניב הרעיון/יעד/משימה שלכם. Outcome thinking יוסיף לכם את החלק החסר – האפקטיביות.
בשורת התחתונה: הניסיונות להספיק כמה שיותר מזיקים לבריאותך, לבריאות הסובבים אותך ולמוצר.
(דיסקליימר: אם זה באמת באמת באמת באמת באמת רק חמש דקות, תהיו פרקטיים ותעשו את זה.)
התוצאה הרצויה היא היעד הסופי. עכשיו צריך להתחיל לצייר את המסלול בדרך לשם. מתחילים לשבור את המשימה הענקית למלא מלא מלא דברים קטנים.
כמעט כולם פה כנראה מכירים ועובדים בצורת Agile (למרות שלא מזמן ראיתי סטארטאפ בן 4 שנים שעדיין עבד waterfall. מה נסגר?!), ולכן מה שאני מתאר כנראה מוכר לכם, אבל…
אתם רגילים לשבור את היעדים והמשימות של R&D, אבל מה עם היעדים והמשימות שלכם? לכם לא מגיע לעבוד נכון ומסודר?
מנהלי מוצר נוטים להזניח את עצמם, והמחיר.. יקר.
למה לשבור? דמיינו שהתוצאה הרצויה היא לאכול המבורגר (או גוש טופו ענק למי שלא אוהב בשר).
אוכלים אותו ביס ביס, נכון? בדיוק אותו הדבר. אי אפשר לבלוע את ההמבורגר בביס אחד, אז שוברים אותו לביסים קטנים, ולועסים לועסים לועסים.
חובה לשבור את היעד להמון מיני-יעדים, שאפשר לכמת במספרים. אחרת איך תמדדו את התוצאות, ואיך תדעו שהצלחתם לעמוד ביעד?
מיני-יעד כמו "להגדיל את הכניסות לבלוג שלי", זה יעד שלא מוגדר היטב, כי כל גידול קטנטן יכול להיחשב כהצלחה. לעומת זאת "להגדיל את הכניסות לדף הבית ב-20% תוך שבועיים" זה מיני-יעד מצוין.
מיני-יעד כמו "לכתוב מסמך תכנית מכירות ל-2018" זה יעד גדול מידי, אבל "לחקור את תוצאות מכירות של רבעון 4, ולגזור משימות מוצריות שיסייעו לצמיחה של 15% ברבעון 1 של 2018" זה כבר מיני-יעד ממש טוב.
שוברים שוברים שוברים! את כל היעדים למיני-יעדים, ואז שוברים אותם למשימות, ואת המשימות למיני-משימות.
בשורה התחתונה: רק כך תוכלו לבלוע את המשימות אחת אחת, רק כך תוכלו להעריך כמה זמן תקח כל משימה, רק כך תצליחו להקטין את אי הוודאות, ורק כך הסיכוי לעיכובים ואיחורים יפחת מ-ש-מ-ע-ו-ת-י-ת!
עכשיו שהכל שבור, ויש לכם רשימה ארוכה, איך תדעו מה עושים עכשיו ומה אח"כ? מה דחוף ומה חשוב?
בפוסטים הבאים אמשיך לפרט צעדים נוספים, שמטרתם להפחית משמעותית את התסכול, ולהפוך את חיי מנהלי המוצר בעבודה ומחוצה לה לפרודוקטיביים ונסבלים.
קל שהחיים יהיו פרודוקטיביים, וקל שהחיים יהיו נסבלים, אבל למצוא איזון בין השניים – זה האתגר!
הנה, שברתי נושא ארוך לכמה פוסטים קטנים יותר, ככה אני יכול להתנהל טוב יותר עם המשימה, ככה המשימה מרווחת ולא מקובצת בגוש אחד וגם, וככה ואתם יכולים לקרוא בקלות יותר.
אנחנו ממש צריכים להיזהר מכל הבלאגן והתסכול הזה. אנחנו אנשים די לחוצים יחסית למדינות אחרות. כל הזמן ממהרים, מדברים בלחץ, נוהגים בלחץ, רצים ממקום למקום, דוחפים בתורים, ודוחפים עוד ועוד משימות בבת אחת..
אנחנו אנשים די חסרי סבלנות. "אין לי זמן" זה אחד הדברים שאנחנו כנראה אומרים הכי הרבה.
וזה בסדר, זה אנושי, וזה מי שאנחנו. רק בואו נהיה מודעים, כדי שנצליח להתנהל עם כל זה.
בפוסטים הבאים אכתוב על עוד כ-5 צעדים שידברו על:
כן, לא הצלחתי לפרסם את הפוסט בשבוע שעבר כמו שרציתי, ואני דווקא גאה מאוד שלא הצלחתי!
שברתי את הפוסט ליעדים קטנים ומשימות קטנות, אבל לא יכולתי לצפות את כל הדברים הדחופים, שצצו לי בחיים האישיים, וקיבלו עדיפות גבוהה יותר. כל עוד פעלתי על פי הצעדים האלה, ולפי הצעדים והשיטות שאכתוב עליהם בפוסטים הבאים, אני יודע שפעלתי נכון. גם אם לא הצלחתי להגיע ליעד של פרסום הפוסט מוקדם יותר.
תראו, לא אשקר, ברור שאני רוצה שתהיה לי עוד שעה ביום, אבל אני יודע שברגע שתהיה לי, ארצה עוד שעה. ועוד שעה..
אין לכם מנוס מלטפח את שיטות הפרודוקטיביות שלכם. כל אחד והשיטות שלו. רק ככה התסכול כמעט לגמרי נעלם.
התחיל בתור בלוג, הצמיח לו פודקאסט, המשיך עם מיטאפים, וכיום שירות קצה לקצה לאסטרטגיות וטקטיקות מוצר.